¿Cómo aumentar ventas gracias a Excel?

Aumentar ventas es uno de los principales objetivos de todo emprendedor y empresario. ¿Y si te dijera que las hojas de cálculo te pueden ayudar a aumentar tus ventas? Y no me pongas excusas de que eres de letras… En este artículo te muestro 4 maneras (verás que son muchas más) de cómo Excel puede ayudarte a ello con recomendaciones de uso para que implementes, independientemente de tu nivel de dominio de la herramienta.

Estas son las principales 4 grandes áreas de tu negocio en las que puedes usar Excel para tu beneficio:

Tabla de contenidos

1. Planificación y estrategia en tu negocio 1.1 El Diagrama de Gantt y Excel 1.2 Calendario de contenidos y comunicación 2. Administración de tu negocio 3. Ventas en tu negocio 3.1 CRM de ventas 3.2   Planificación de objetivos de ventas 4. Análisis de los números de tu negocio 5. Conclusiones

1. Planificación y estrategia en tu negocio con Excel

Vamos a empezar por el principio. De nada me sirve decirte que Excel es ideal para analizar tus números si no tienes una estrategia coherente en tu negocio.
Necesitas saber el rumbo que quieres para tu empresa y desde ese punto, empezar a planificar todos los pasos a seguir.

En este aspecto Excel te puede ayudar a crear y diseñar una hoja de ruta.

1.1 El Diagrama de Gantt y Excel

Henry Gantt, a principios del siglo XX, inventó esta herramienta para gestionar proyectos. Se trata de una herramienta donde normalmente encontramos a la izquierda la lista de tareas de nuestros proyectos, y a la derecha una serie de barras horizontales que nos muestran la progresión de esas tareas. La longitud de las barras viene marcada por la duración que hemos asignado a dicha tarea (de ahí que se incluyan las fechas iniciales y finales de cada una).

Obviamente al principio se creaban en papel, pero con la llegada de los ordenadores, se digitalizó. Ahora, gracias a las hojas de cálculo se pueden gestionar proyectos/acciones dentro de tu negocio de manera más precisa y ágil.

1.2 Calendario de contenidos y comunicación

En cuanto a la estrategia de contenidos y comunicación, Excel es perfecto para su planificación, tanto online como offline (redes, prensa, networkings, etc). Tener toda la información disponible y ordenada en Excel nos agiliza nuestra actuación y toma de decisiones, lo que se verá reflejado en nuestras ventas.

Recomendación de uso: pondremos, a modo de lo visto en el pantallazo anterior, las fechas en las columnas. En las filas (es decir, hacia abajo) vamos a poner la información relevante: canal/red de comunicación, intención (comunicar, educar, entretener, etc), descripción, adjuntaremos la imagen, utilización de palabras clave o #, resultados a raíz de esas acciones, etc.

¡Tienes multitud de posibilidades! Esto no solamente te va a servir para la planificación, sino también para el posterior análisis de cada acción que realices. Optimiza y tus ventas crecerán.

2. Administración de tu negocio con Excel

Llevar una óptima administración de tu negocio te ayudará a aumentar ventas. Por administración entiendo todo aquello relacionado con la facturación, registros de ingresos y gastos, entre otras actividades administrativas y de gestión.
Dependiendo de tu nivel de hojas de cálculo puedes hacer algo más sencillo o de mayor complejidad.

Recomendación de uso: En todo caso, no puedes olvidarte en ese registro de lo siguiente (colócalo en columnas):

• Fecha de la factura
• Cliente (emitidas)/proveedor(recibidas)
• Número de factura (en el caso de las emitidas…¡ojo a que sean correlativas!)
• Product/servicio que se facture
• Imponible (este es el importe neto, antes de cualquier impuesto)
• Importe de IVA
• Total facturado (imponible + IVA) – en el caso de los autónomos, necesitas añadir otra columna para el irpf, y en el total de factura debes restar ese importe.
• Estado de la factura (pagada, pago parcial, pendiente). Esta columna es de mis favoritas y mucha gente la olvida. Debes incluirla para llevar un control de qué has cobrado/pagado y qué no. Así evitas sorpresas y te permite planificar tu flujo de caja o cashflow.
• Notas/comentarios: aquí apunta todo lo relevante respecto a esa factura.

Te dejo una imagen de muestra para que veas de lo que hablo:

Tener un buen control de tus facturas te permitirá realizar análisis posteriores que a su vez te ayudarán a enfocarte en cómo mejorar tus ventas (aparte de evitarte problemas con las autoridades fiscales de tu país).

3. Ventas en tu negocio con Excel

3.1 CRM de ventas

Un CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta valiosísima para tu negocio. En ella temenos toda la información de nuestros posibles y actuales clientes.

Recomendación de uso: Aquí te muestro cómo a crear una tabla en Excel habilitada para ello. En los enunciados/encabezados pondremos información como:

• nombre del cliente,
• empresa para la que trabaja,
• documentación fiscal,
• email
• dirección
• sector
• fecha del primer contacto,
• canal de contacto,
• cliente nuevo/recurrente,
• fecha del ultimo contacto,
• enlace a la última propuesta,
• y notas/comentarios

Tener toda esta información nos va a permitir analizar qué tipo de cliente nos funciona mejor, o qué canal convierte más. Además, controlar si estamos convirtiendo clientes nuevos a recurrentes.

Podríamos usar funciones como CONTAR.SI o CONTAR.SI.CONJUNTO para analizar todo lo anterior.

Esto unido al uso de listas de validación de datos (el típico desplegable para seleccionar opciones) harán aumentar tu productividad usando la hoja de cálculo como CRM.

¿Cómo hacer una lista de validación de datos? Ejemplo

Te cuento cómo hacerlas de la manera más básica. Hay muchas más posibilidades, pero son más complejas.

1. Para crear un desplegable o lista de validación de datos, ve a la pestaña Datos en tu Excel, en la parte de Herramientas de datos selecciona esta opción (Imagen 1)
2. Una vez seleccionado, se te abrirá la Ventana de la validación de datos (Imagen 2)
3. Selecciona Lista en el desplegable, y en la línea de abajo, introduce las opciones para tu lista desplegable separadas entre ellas por punto y coma o solamente por comas (esto va a depender de tu idioma en Excel y tu localización) Imagen 3.

Al darle a Aceptar, en la celda te va a aparecer el desplegable para que selecciones. Este es uno de mis “trucos” favoritos de productividad en Excel. Te va a ahorrar mucho tiempo al hacer solamente selección y no escribir mil veces lo mismo.

3.2   Planificación de objetivos de ventas

Establecer objetivos y previsiones de ventas permite enfocarte y, como consecuencia, aumentar tus ventas. Porque el resultado es que vas a saber cómo actuar para seguir esa hoja de ruta de la que hablaba al principio del artículo.

No solamente marcar objetivos de ventas, sino también llevar un control rutinario semanal/quincenal/mensual (eso depende de ti) de si se están cumpliendo o no estos objetivos (cualitativa y cuantitativamente).

Recomendación: Divide tu negocio en sus distintas líneas y marca objetivos por línea y luego por producto/servicio. Si no eres muy PRO de Excel, basta que uses sumas y multiplicaciones en este apartado. Los meses por columnas y el resto de datos en las filas. Añadiendo sumatorio por columnas (para saber el total por cada mes) y por filas (acumulado por cada línea/producto/servicio).

4. Análisis de los números de tu negocio con Excel

Si te ha parecido poco todo lo anterior… llega la parte clave: el análisis de los números de tu negocio.

De nada nos sirve registrar si no analizamos, si no leemos entre líneas en esos números. Tu nivel de Excel te va a permitir realizar análisis más sencillos o más complejos. Sea cual sea tu nivel, empieza cuanto antes a tomar acción en este punto.

Recomendaciones de uso:

1. Si tu nivel de Excel es básico, empieza analizando lo que hay en todo lo anterior que hemos visto: cuánto has gastado, cuánto has ingresado, qué producto/servicio es estrella para tu negocio, de dónde te llegan mayormente los clientes, estás reteniendo clientes o no… No necesitas ni fórmulas ni funciones para esto. Suma, y resta.
2. Si tu nivel es, al menos, intermedio, tienes multitud de posibilidades para analizar y leer tus números. El uso de funciones como CONTAR.SI, SUMAR.SI, PROMEDIO.SI (y sus correspondientes con varios criterios) son un “must”. Además de las tablas dinámicas, que son mi herramienta favorita de análisis de datos.

Por otro lado, en la pestaña Datos, tienes la parte de análisis de hipótesis, donde podrás hallar:

• El Punto de equilibrio. Vital saber este dato de tu negocio. El punto de equilibrio es aquel punto o momento en el que tus ingresos cubren tus gastos fijos y variables. No ganas, no pierdes. Estás a 0. Sencillamente te está diciendo cuánto necesitarías vender para empezar a obtener rentabilidad con tu proyecto.
• Administrador de Escenarios: Esta herramienta de Excel te permite hacer cálculos/previsiones sobre qué puede pasar con tu negocio (por ejemplo) en caso de un escenario pesimista (ej. tus gastos aumentan mucho de la noche a la mañana por algún motivo), realista u optimista (ej: aumentan mucho tus ventas).

5. Conclusiones

Estrategia, planificación, administración, finanzas, … como has podido comprobar Excel te puede ayudar en todas y cada una de estas áreas. Aumenta tu eficiencia, tu productividad y tu foco, tres elementos clave para aumentar tus ventas.

Espero que te haya sido de utilidad este artículo educativo, te animo a que implementes alguna de ellas en tu negocio. Para cualquier consulta no dudes en contactarme.

Y si te has quedado con ganas de aprender más sobre Excel, te invito a suscribirte a mi Newsletter EXCELente. Cada mes envío contenido relacionado con Excel.  Verás que en poco tiempo mejorará tu uso de esta herramienta tan potente para tu negocio y para el aumento de tus ventas.

Inma Moya, capacitadora, formadora y consultora de Excel